Coninsa: Cómo implementar una estrategia de Gobierno de Datos, desde el negocio y para toda la empresa

Una vez generados estos consensos, en Coninsa empezamos por un diagnóstico que permitió entender de dónde partían, qué problemas tenían e identificar accionables y próximos pasos. 

Hicimos el assessment (modelo Delta Plus) para conocer cuál era el nivel de madurez de la organización. Gracias a esto, identificamos cuestiones en las que había que empezar a trabajar:

• Los datos estaban estructurados por silos, cada área organizaba y gestionaba sus propios datos sin integrarlos con el resto de la organización. 
• Había múltiples sistemas que no estaban conectados entre sí, lo cual afectaba la coherencia de la información.
• Había bases de datos desestructuradas que podían generar falta de confianza en la información. 
• Se perdía información.
• Había información no integrada ni homologada.
• No había disponibilidad adecuada de la información para hacer un análisis centralizado.

Todo esto daba como resultado algo que es muy común en toda empresa que se embarca en un proceso de este estilo, existían múltiples versiones de la verdad.

Tener claridad de estas dificultades, ayudó a Coninsa a definir la estrategia de los datos. “El primer paso en temas de analítica es que la dirección de la compañía crea y esté convencida que ese es el camino que queremos tomar. En nuestro caso, todos nos alineamos en el objetivo de querer una Coninsa data-driven. Este paso fue fundamental para avanzar con todo lo que vino después”, comenta John Jairo Hernández, director de tecnología, procesos e innovación de Coninsa. 

¿Cómo es la estrategia de data analytics de Coninsa?

La estrategia de data analytics de Coninsa se estructuró sobre tres pilares: 

1°) Definición de la arquitectura analítica: Esto implica definir la tecnología que permitirá poner los datos a disposición de toda la empresa. Hoy Coninsa cuenta con su arquitectura de datos 100% desplegada en Azure y Databricks.

Data analytics es algo transversal a toda la compañía y no debe quedar restringido al área de Sistemas. En este sentido, la elección de las herramientas que soporten la estrategia de datos tiene que pensarse desde una visión funcional para el negocio y no desde un punto de vista meramente tecnológico. 

2°) Definición de estrategia de Gobierno de datos: En este caso particular, la necesidad de dar forma a una estrategia de Gobierno de Datos nace 100% desde el negocio. Necesitaban contar con información confiable, con una única versión de la verdad. 

3°) Uso avanzado de datos: Esto se piensa a mediano plazo y tiene que ver con qué valor van a generar los datos: la monetización.

El principal reto fue lograr que las personas se apropiasen de la tecnología existente. “Cada persona tiene que entender el rol que ocupa en la estrategia de analítica. Las personas que están día a día en la operación son las fuentes primarias de la información: lo que hacen, cómo lo hacen, si está bien o mal; son procesos que hay que comprender para poder garantizar datos de valor que puedan ser explotados posteriormente. Analytics es un habilitador de que las cosas sucedan”, explica John Jairo Hernández.

El paso a paso de la estrategia de Gobierno de Datos

Estos fueron los pasos que seguimos en Coninsa para dar forma a la estrategia de Gobierno de Datos: 

1° Conformamos el comité de Gobierno: Involucramos en la estrategia a todas las áreas interesadas en trabajar en Gobierno de Datos y a líderes que dieron su apoyo. En la empresa había mucha información que, para consultar, era necesario solicitarle a alguna persona. A partir de la conformación del comité, se decidió que todos esos datos no serían de personas ni de áreas, sino de la empresa. 

Una vez definido el comité, sus responsabilidades y su alcance, trabajamos en la comunicación. Fue clave que todos los directores estuvieran enterados e informaran a sus equipos de la existencia del comité, todas las áreas deben conocer los procesos de Gobierno. 

2° Definición de roles y personas de cada área responsables de poner a disposición la información. 

3° Estandarización de términos y la definición de actividades estratégicas. 

El objetivo fue definir alcances claros. Sin embargo, el proceso no estuvo exento de diferencias. Con relación a esto, es fundamental dar todas las discusiones que sean necesarias para generar consensos. Para abordar esto, organizamos mesas de trabajo con objetivos definidos en las cuales trabajamos las resistencias y llegamos a acuerdos.  Es central que estas conversaciones se den desde el negocio para que después se materialicen en lo operativo.

En palabras de David Capador, ingeniero de precios y licitaciones de Coninsa: “La esencia de todo esto es identificar de qué hablamos para después poder transformarlo. El tema de llevarlo a un aplicativo, a un tablero es algo fácil. Lo importante es saber qué le vamos a incluir a esa base de información y asegurarnos que lo que se vaya a plasmar ahí es lo que efectivamente se está ejecutando en un proyecto”